有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

窮忙是一般上班族的通病,工作時間往往浪費在窮忙,然而上班時的窮忙不外乎是溝通上,已往透過電子郵件來進行工作上的溝通最穩當,不過來往時經常遺漏信件,若是要cc或bcc群組信件給其他同仁或主管時,頭腦必須保持清晰,不然可能會造成該bcc的人員卻cc了,反而造成困擾。近年來的Skype、LINE、Facebook通訊軟體則保有即時性,但經常會讓公私混為一談。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

現在有一個來自日本「企業專用」的線上即時通訊服務「ChatWork」,它為企業帶來全新的溝通模式,能夠有效地提升工作效率。ChatWork其實從2000年創立於日本,當時以EC studio為公司名稱創業;2011年推出ChatWork,開始拓展全球市場設立集團公司;2012年將公司名稱變更為ChatWork,於矽谷設立據點;2013年開始拓展亞洲市場;由於台灣地區利用非E-mail的溝通方式十分普及,已經到達需要明確區分工作與私人溝通方式的階段,因此ChatWork在2014年除了進軍盧森堡以外,再次進軍台灣市場。

ChatWork服務特點

根據ChatWork的統計,上班族每周在處理Email上,就要花費14個小時,一年下來就會浪費掉90天的時間。ChatWork擁有即時迅速的溝通方式,另外與E-mail相較之下,ChatWork最大能寄送高達5GB的檔案,而且可以輕鬆追朔歷史資料與加密,就算是送出的訊息也可以重新編輯與刪除。

ChatWork提供一對一或是一對多的交談方式,電腦版與App版本能共提供iOS、Android等行動裝置的使用,群組最新動態,也可透過手機推撥通知更新。線上視訊會客室最多可容納14個人,遇到用文字無法解釋的事項時,用用戶直接面對面溝通。新增工作(Assign tasks)功能則讓專案管理人或是公司部門主管,可以設定工作完成日,進而分配工作。

ChatWork資訊安全

ChatWork採用Amazon Web Sevice,交談資料則透過SSL AES256高階加密標準,公司資料不必擔心被駭走或是被異常竊取的問題。

ChatWork服務費用

ChatWork服務共有免費與收費方案,免費方案提供500MB的儲存空間可以使用,能夠讓2位使用者進行線上視訊交談或群組交談。另一方面,每個月4美元(約合新台幣120元)就能夠獲得2GB的儲存空間、無上限的交談群組與4人視訊會議、便利搜尋歷史紀錄……等功能。進階用戶每個月20美元(約合新台幣600元)就能夠擁有20GB的儲存空間,更具備管理使用者的功能。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

ChatWork實際體驗

透過網頁瀏覽器就能夠進行ChatWork,不管你是PC或是Mac用戶都不需要另外安裝程式就能夠使用,我們先從電腦的瀏覽器介面開始介紹。新會員可以選擇透過電子郵件來登入或者是透過Facebook來登入ChatWork。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

透過Facebook帳號即可登入ChatWork。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

填入公司、姓名、E-mail、密碼等資訊就算完成了註冊。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

按一下「開啟ChatWork」即可進行屬於你的企業通訊。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

由於是透過Facebook登入,新增朋友設並後,ChatWork提供500MB的儲存空間。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

ChatWork操作介面介紹

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

左方欄位為「交談一覽」,也就是聯絡人、群組列表,點「+」可以新增聯絡人或是群組交談。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

位於最上方中央的搜尋列可以搜尋先前的交談記錄或是群組名稱。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

中央下方則是你的訊息輸入框。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

右側欄位可以新增你的工作項目。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

如有其他聯絡人邀請你進入他們的群組,也會即時跳出視窗。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

除此之外,ChatWork也會透過你設定的E-mail,寄一封提醒信件給你,避免遺漏重要訊息。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

你也可以從你的Facebook聯絡人尋找朋友一起使用ChatWork。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

在同一群組中所有聯絡人的對談都會清楚記錄下來,誰回覆誰、誰對群組說明、誰回覆整個群組……都一目瞭然。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

當然你也可以從聯絡人一覽中尋找你的朋友,進行單獨一對一的對談,這就類似我們目前使用的Skype、Facebook訊息等;點選「攝影機圖像」就能進行一對一視訊對談。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

新增群組時可以給予群組一張圖片、名稱、描述,然後從左方你的聯絡人中,拖拉到右方即可新增群組成員。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

這邊我就新增一個我們公司的「ZEEK工作群組」,把員工都拉進群組中。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

對談文字、傳送的檔案、圖片都會清楚地出現在對談框裡面,其實也不需要另外請人做會議記錄,避免浪費不必要的寶貴時間。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

文件、圖片檔案也可以進一步地管理。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

若是要進行「視訊交談」的話,第一次需要安裝ChatWork Live視訊程式。

ChatWork行動裝置介面

ChatWork除了瀏覽器版,還有iOS以及Android版可以使用,都是免費下載。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

iPad版本的ChatWork。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

登入後就能夠看到你PC或Mac上面已經對談過過的記錄,也就是資訊是同步的。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

手機、平板電腦上都能夠同步PC端的Chatwork。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

圖片、文字檔案也都能夠順利瀏覽。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

Word檔也能夠順利地檢視。

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

 

從行動裝置進行ChatWork Live是最適合的視訊方案。

 

有了公事用的ChatWork社群軟體,公事 私事不再傻傻分不清!

這是剛剛在Xbox One台灣上市活動的現場ChatWork Live的視訊交談畫面。

結論:其實前一陣子才有LINE帳號經常被盜用的事件,電子郵件又礙於無法即時通知道該通知的對象。對老闆或是管理者來說,最重要的是指令必須即時傳達給前線的員工;而對員工來說也不希望下班之後還接收到老闆或主管傳來的LINE訊息。這時公事用的ChatWork社群軟體就是最堅的解決方案了。溝通順暢了,時間也不會再白白浪費了,大家就有更多屬於自己的時間了!

本文同步發表至ZEEK玩家誌
新知請逛ZEEK玩家誌粉絲團
買好康請到ZEEK玩家誌淘寶優站
互動版請免費下載 ZEEK玩家誌iOS版
ZEEK玩家誌WeChat官方帳號:ZeekMag

延伸閱讀:
李哪吒風火輪的概念!Acton RocketSkates電動滑輪
自己動手幫3C產品穿上防護罩!Armor 2plus全面防護保護膜
Wargaming將於推出《戰艦世界》;用iPad遊玩的《戰車世界:閃擊戰》擊續發功中!

閱讀全文