談公事最方便的社群平台:ChatWork

還記得ChatWork嗎?ChatWork這個好用的談公事社群平台,最近獲得GMO Venture Partners 8千萬新台幣投資的消息,也新增了「搜尋訊息」等許多實用的功能,即將進軍全球的ChatWork,也選定台灣作為前哨站,就讓我們來看看它的進化以及好用的操作功能吧!

談公事最方便的社群平台:ChatWork

首先我們再次介紹一下ChatWork是什麼?ChatWork軟體開發部的川村真史提到「以前日本大部分的企業的溝通方式不外乎Skype與電子郵件,但是情報與訊息雖然能夠即時獲得,但也會馬上遺失,員工被交待的工作事項也可能隨時忘記。因為社群網站的普及,許多公司的員工都使用Facebook或LINE來談論公事,但這也經常衍生出公私混為一談或是無從追蹤重要交辦事項的問題。為了避免交待處理的事項不會遺失,公司也花費大量經費引進軟體,如此一來卻造成了公司的成本過高。」這也是ChatWork誕生的原因。

ChatWork則提供了一個讓大家可以談論公事的平台,甚至可以當它是公司版的LINE或是Facebook。在瀏覽器介面、iOS、Android之間都能夠無障礙地溝通,當有訊息傳達給你,但你卻你沒有開啟ChatWork介面也不用擔心,ChatWork會透過Email方式通知你,不怕未讀取重要訊息誤了重要公事。

談公事最方便的社群平台:ChatWork

ChatWork在台灣也經由不少知名雜誌的報導,包括商業周刊經理人數位時代等,都有相當不錯的評價。

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ChatWork整合了通話、電子郵件、檔案資料、以及會議功能,合而為一的溝通平台,讓處理公事更有效率。

談公事最方便的社群平台:ChatWork

以往一天八小時的上班時間中,光是電話聯絡、開會、加上處理電子郵件,就要花上你6個小時的時間,實際工作時間僅有兩個小時。

談公事最方便的社群平台:ChatWork

在使用了ChatWork之後,成功地把電話、會議、以及處理電子郵件的時間壓縮到讓你一天只要花費2.8小時的時間,也就是說員工一天能夠以5.2個小時來工作,工作效率大幅提昇。

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ChatWork至今已在全球183個國家、超過68,000個企業使用。

ChatWork功能介紹

看完上面的介紹之後,相信大家一定躍躍欲試,我們直接來介紹ChatWork的功能與操作用法吧!首先,ChatWork的四大基本功能要先提到,包括群組交談、工作管理規劃、檔案共享、以及視訊會議與語音通話功能。

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這次則追加了「搜尋訊息」的功能,可以讓使用者更方便地查閱溝通內容。

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ChatWork在檔案加密方面也取得國際規格ISO27001認證,不必擔心公司資料外洩。

ChatWork資費方案

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ChatWork的資費方案部分,其實在免費方案就已經夠貼心的了,ChatWork給每個用戶5GB的儲存空間也可以搜尋訊息,對於想要無限制群組交談或是更多儲存空間的用戶,可以選擇一個月120元新台幣的方案;對於企業用戶則只要600元新台幣,儲存空間即提升到100GB以上,高達14人的視訊通話,其實也相當划算。

ChatWork相關資訊

中文官網:www.chatwork.com
Google Play下載:請點我
iOS下載:請點我

ChatWork實際操作:瀏覽器介面(PC / MAC)

以上班族來說,使用電腦來操作ChatWork進行溝通是最有效率的。只要在瀏覽器網址列輸入www.chatwork.com,輸入你的帳號跟密碼就能登入介面。

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點選你的群組即可進行溝通。

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群組交談時,可能會有新進人員,以此交談群組共有15人為例子,這時只要點選右上方的「+15」即可將全部群組的聯絡人都新增為自己的聯絡人,不需要一個一個新增,相當貼心。

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上方工具列右側區塊的最左邊是「工作管理」,當有紅色數字出現就表示你有被指派的工作一件等待你的完成。

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當然自己也可以新增工作給自己或是群組中的其他人。

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若要在交談群組中上傳照片或其他檔案,可以點「迴紋針」符號上傳。

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你也可以將檔案用滑鼠拖拉至交談區域,即可上傳檔案。

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點選「檔案」即會跳出在此群組上傳過的所有檔案,可擇一陸續下載。

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對話中也可進行進階的功能。

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如要搜尋之前談過的事項,則可以在最上方的搜尋列輸入關鍵字。

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點選進階搜尋則可加入作者、日期、或排除關鍵字等參數,讓搜尋動作更加精準。值得一提的是訊息記錄到伺服器需要一點點時間,因此新訊息不會馬上被搜尋到,需要10~15分鐘的時間才可以被搜尋到。

ChatWork實際操作:Android、iOS介面

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Android介面一樣透過一組Email作為名稱,輸入密碼即可使用。

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其實Android或iOS版本的ChatWork介面都力求與瀏覽器版本一致。

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Android版ChatWork的檔案也是需要下載下來才可順利查閱,一般主流的jpg、png、pdf檔案格式都支援。

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iOS介面也與Android介面大同小異。

結論:

整體來說ChatWork算是一個相當不錯的談公事社群平台,電腦、行動裝置都能夠無障礙地溝通,尤其是當你沒有開啟ChatWork卻有新訊息時,系統會寄發到你的電子信箱即時通知你,不錯過任何緊急的交辦事件,公事歸公事處理,不會像Facebook或是LINE一樣,有時公私混為一談,於私很容易失了禮數,於公則容易遺失重要的交辦事項。談公事用ChatWork就對了!

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